PRIVACYVERKLARING KLEDINGBANKEN MAXIMA
De Stichtingen Kledingbank Maxima vragen klanten om persoonsgegevens en slaan deze op in het klantenprogramma.
Daarom hebben de stichtingen te maken met het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Stichtingen Kledingbank Maxima willen voldoen aan deze regelgeving, hiertoe is door iedere Stichting het onderstaande beleid vastgesteld.
Let wel: Het opstellen van documenten en het maken van afspraken is niet voldoende.
De regels en afspraken zullen ook moeten worden nagekomen om te waarborgen dat onze klanten kunnen vertrouwen op een zorgvuldige omgang met hun gegevens.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
De AP oefent het toezicht uit op de AVG. De AP heeft een overzicht gepubliceerd met gegevens, die gevoelig worden beschouwd bij de beoordeling van de ernst van een datalek. Hiertoe behoren gegevens over de financiële of economische situatie van de betrokkene.
Kledingbank Maxima wordt bezocht door mensen met een bijstandsuitkering en/of een laag inkomen. Er dient dus zeer voorzichtig met de klantgegevens te worden omgegaan.
Daarnaast heeft de AP ook aangegeven dat bepaalde categorieën gegevens per definitie in een hogere risicoklasse vallen. Het gaat daarbij om gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienst of levensovertuiging, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, biometische gegevens bedoeld voor persoonlijke identificatie, gezondheidsgegevens, gegevens met betrekking tot seksuele leven, of strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens worden bij Kledingbank Maxima niet geregistreerd.
Het klantenprogramma van Kledingbank Maxima
In het klantenprogramma worden de volgende gegevens van de klant vastgelegd: achternaam, voorletters of voornaam (tot 18 jaar), geboortedatum, man / vrouw en de woongemeente. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de inschrijving als klant en om een kledingkaart op naam te kunnen opstellen waarmee men gaat winkelen. De kledingkaarten worden in ordners opgeslagen; deze ordners liggen in een afgesloten kast wanneer Maxima gesloten is. De kledingkaart geldt voor de kledingcollectie van een half jaar. Aan het eind van deze collectie wordt alle kledingkaarten vernietigd. De klantgegevens worden automatisch uit het programma gewist wanneer men een half jaar niet bij Kledingbank Maxima heeft gewinkeld. De PC is beveiligd met een code. Het programma is niet gekoppeld aan internet. Hierdoor is fraude, zoals cybercrime, trojan en phishing niet mogelijk. Iedere klant heeft recht op inzage in de gegevens die zijn geregistreerd.
Geheimhoudingsovereenkomst met de vrijwilligers in winkel en bestuur (bijlage)
Iedere vrijwilliger in winkel en bestuur ondertekent de Geheimhoudingsovereenkomst.
Het is een overeenkomst tussen de Stichting Kledingbank Maxima en de vrijwilliger dat klantgegevens geheim worden gehouden.
De geheimhoudingsovereenkomst wordt door de vrijwilliger en door de voorzitter van het bestuur in tweevoud ondertekend. Het exemplaar voor de vrijwilliger wordt aan het vrijwilligerscontract gehecht. Het bestuur archiveert het andere exemplaar.
Formulier Toestemming verwerking klantgegevens (bijlage)
Door de ondertekening van dit formulier geeft de klant van 18 jaar en ouder toestemming voor de vastlegging van zijn/haar klantgegevens in het inschrijfprogramma van klanten.
Duidelijk wordt gemaakt welke klantgegevens worden verwerkt, dat deze gegevens niet aan derden worden verstrekt, waarom klantgegevens worden verwerkt en dat klanten desgewenst inzage in hun gegevens kunnen krijgen.
Het formulier wordt elk half jaar door iedere klant van 18 jaar en ouder ondertekend. Het formulier staat op de startpagina van www.kledingbankmaxima.nl.
De ondertekende formulieren worden aan de kledingkaart gehecht en gearchiveerd.